Centre d'aide SOCILOG

Accès à votre structure

Chaque structure dispose de son propre sous-domaine sécurisé :

Saisissez l'adresse e-mail et le mot de passe fournis par votre administrateur. Cochez Se souvenir de moi pour rester connecté pendant 30 jours.

Mot de passe oublié

Si vous avez oublié votre mot de passe, contactez l'administrateur de votre structure qui pourra le réinitialiser depuis la page Paramètres.

Déconnexion

Cliquez sur votre nom en haut à droite puis sur Déconnexion. Votre session sera fermée immédiatement. Pensez à vous déconnecter sur les postes partagés.

Le tableau de bord est votre page d'accueil après connexion. Il offre une vue synthétique de votre activité :

Indicateurs clés

• Nombre de personnes hébergées — Total des résidents actifs
• Taux d'occupation — Pourcentage d'unités occupées par rapport à la capacité totale
• Contrats actifs — Nombre de contrats d'occupation en cours
• Impayés — Montant total des redevances en retard de paiement

Activité récente

Le tableau de bord affiche les derniers contrats créés et les dernières demandes d'admission pour un suivi en temps réel. Cliquez sur un élément pour accéder directement à sa fiche détaillée.

Alertes

Des alertes visuelles vous signalent les situations nécessitant une attention particulière : contrats arrivant à échéance, redevances impayées, unités en maintenance.

Un dispositif représente une structure physique d'hébergement : CHRS, centre parental, pension de famille, etc.

Types de dispositifs disponibles

Créer un dispositif

1. Cliquez sur Dispositifs dans le menu latéral
2. Cliquez sur Nouveau dispositif
3. Renseignez les informations : nom, type, adresse, capacité, téléphone, e-mail
4. Cliquez sur Enregistrer

Fiche d'un dispositif

La fiche détaillée d'un dispositif affiche :

• Les informations générales (adresse, type, capacité)
• Le taux d'occupation avec une barre de progression visuelle
• La liste des unités d'hébergement rattachées avec leur statut (libre, occupée, en maintenance)

Rechercher et filtrer

Utilisez la barre de recherche pour trouver un dispositif par nom, et le filtre par type pour afficher uniquement les structures d'un certain type.

Une unité d'hébergement est un logement au sein d'un dispositif : chambre individuelle, studio familial, appartement, etc.

Types de places

• Individuelle — Chambre ou studio pour une personne seule
• Familiale — Logement adapté pour une famille
• Partagée — Hébergement en colocation
• Urgence — Place d'accueil d'urgence temporaire
• Adapté PMR — Logement accessible aux personnes à mobilité réduite

Statuts d'une unité

Créer une unité

1. Allez dans Hébergements ou depuis la fiche d'un dispositif
2. Cliquez sur Nouvelle unité
3. Sélectionnez le dispositif, saisissez le numéro, l'étage, le type, la capacité et la surface
4. Cliquez sur Enregistrer

Le module Personnes centralise toutes les informations relatives aux résidents de vos structures.

Créer une fiche personne

La fiche d'une personne comporte 7 sections :

1. Identité — Nom, prénom, date de naissance, sexe, nationalité
2. Contact — Téléphone, e-mail, adresse avant hébergement
3. Situation administrative — Type de titre de séjour, numéro, date d'expiration
4. Ressources — Type et montant des ressources mensuelles
5. Référent — Nom du référent social et organisme
6. Famille — Situation familiale, nombre d'enfants, lien de ménage
7. Notes — Observations libres

Fiche détaillée

La fiche d'une personne est organisée en onglets :

• Contrats — Historique de tous les contrats d'occupation
• Demandes — Demandes d'admission en cours ou passées
• Aides — Aides sociales attribuées avec vérification d'éligibilité

Statuts

Attribution d'aides

Depuis la fiche d'une personne, onglet Aides :

1. Cliquez sur Vérifier l'éligibilité pour voir les aides auxquelles la personne peut prétendre
2. Cliquez sur Attribuer une aide pour associer manuellement une aide
3. Renseignez le montant, les dates et le numéro de dossier

Le contrat d'occupation lie une personne hébergée à une unité d'hébergement dans un dispositif donné.

Créer un contrat

1. Allez dans Contrats → Nouveau contrat
2. Sélectionnez la personne concernée
3. Choisissez le dispositif — les unités libres s'affichent automatiquement
4. Sélectionnez le type de contrat — les informations réglementaires sont pré-remplies
5. Renseignez les dates d'entrée/sortie et le montant de la redevance
6. Vérifiez le texte réglementaire et les champs spécifiques au type de contrat
7. Cliquez sur Enregistrer

Modes de calcul de la redevance

• Mensuel — Montant fixe mensuel
• Journalier — Calcul au prorata du nombre de jours
• Forfaitaire — Montant forfaitaire indépendant de la durée
• Présence — Facturation sur la base des jours de présence effective

Statuts du contrat

Les types de contrats définissent les modèles réglementaires associés à chaque type de dispositif. Ils pré-configurent le contenu du contrat, les champs spécifiques et les textes de référence.

Contenu d'un type de contrat

• Nom — Ex : « Contrat CHRS classique », « Convention MNA »
• Type de dispositif associé — CHRS, MNA, Pension de famille, etc.
• Durée par défaut — En mois (ex : 6, 12, 24 mois)
• Montant redevance par défaut — Pré-rempli à la création du contrat
• Mode de calcul par défaut — Mensuel, journalier, forfaitaire ou présence
• Texte réglementaire — Texte intégral avec les articles de référence
• Références légales — Codes, lois et décrets applicables
• Champs spécifiques — Champs dynamiques propres au type (ex : « Motif d'admission », « Type de mesure »)

Champs spécifiques

Vous pouvez définir des champs personnalisés pour chaque type de contrat. Les types de champs disponibles sont :

• Texte — Champ texte libre
• Nombre — Champ numérique
• Date — Sélecteur de date
• Sélection — Liste déroulante avec options personnalisées
• Case à cocher — Oui/Non

Le module Aides gère le référentiel complet des aides sociales et permet de vérifier automatiquement l'éligibilité des résidents.

Aides pré-configurées

Catégories d'aides

• Logement — APL, ALT, ALS
• Revenu minimum — RSA, Prime d'activité
• Handicap — AAH
• Insertion — ASS
• Santé — CSS (Complémentaire Santé Solidaire)
• Famille — ASE, Allocations familiales
• Asile — ADA (Allocation pour Demandeur d'Asile)
• Jeunes — CEJ (Contrat d'Engagement Jeune)

Vérification d'éligibilité

SOCILOG vérifie automatiquement l'éligibilité en croisant les conditions de chaque aide avec le profil de la personne :

• Tranche d'âge (min/max)
• Plafond de ressources
• Titre de séjour requis
• Nationalité française requise
• Nombre d'enfants minimum
• Types de dispositifs éligibles

Mise à jour des montants

Depuis la liste des aides, cliquez sur Mise à jour des montants pour actualiser en masse les montants de base et plafonds. Sélectionnez la catégorie et la date d'effet.

Redevances

Les redevances sont les montants dus par les personnes hébergées au titre de leur occupation. Elles sont générées automatiquement ou manuellement depuis un contrat.

Statuts des redevances

Créer une redevance

1. Allez dans Redevances → Nouvelle redevance
2. Sélectionnez le contrat concerné
3. Renseignez le mois, le montant brut et les éventuelles déductions (aides au logement)
4. Le montant net est calculé automatiquement

Enregistrer un paiement

1. Allez dans Paiements
2. Cliquez sur Nouveau paiement
3. Sélectionnez la redevance concernée
4. Renseignez le montant, la date, le mode de paiement (espèces, virement, chèque, prélèvement) et la référence

Suivi des impayés

Le bandeau en haut de la page Redevances affiche le montant total des impayés. Utilisez le filtre En retard pour isoler les redevances nécessitant un suivi particulier.

Informations de l'organisation

Consultez les informations de votre structure : nom, identifiant (slug), URL d'accès et plan d'abonnement actuel.

Gestion des utilisateurs

L'administrateur peut gérer les comptes utilisateurs de la structure :

• Inviter un utilisateur — Saisissez nom, prénom, e-mail, mot de passe et rôle
• Supprimer un utilisateur — Désactive le compte (suppression logique)

Rôles disponibles

• Administrateur — Accès complet à tous les modules et paramètres
• Gestionnaire — Gestion des dispositifs, personnes et contrats
• Travailleur social — Accès aux personnes et aux aides
• Comptable — Accès aux redevances et paiements
• Lecteur — Consultation uniquement, aucune modification

Modules

Les modules activés pour votre structure dépendent de votre plan d'abonnement. L'affichage est en lecture seule. Contactez votre administrateur SOCILOG pour modifier les modules disponibles.

Modifier mes informations

Accédez à votre profil depuis le menu utilisateur en haut à droite. Vous pouvez modifier :

• Votre nom et prénom
• Votre adresse e-mail (en lecture seule, contactez l'administrateur)

Changer mon mot de passe

1. Saisissez votre mot de passe actuel
2. Saisissez le nouveau mot de passe (minimum 8 caractères)
3. Confirmez le nouveau mot de passe
4. Cliquez sur Mettre à jour

SOCILOG propose un modèle Excel pré-formaté téléchargeable depuis le module Paramètres > Import / Export. Ce fichier vous permet d'importer en masse vos données existantes lors d'une migration ou de l'initialisation de votre environnement.

Les 7 onglets du modèle

Le fichier Excel contient les onglets suivants :

• Personnes — résidents et hébergés
• Dispositifs — structures d'hébergement (CHRS, MNA, etc.)
• Unités — logements, chambres, studios
• Employés — personnel de la structure
• Contrats — contrats d'occupation
• Aides — aides sociales attribuées
• LISEZ-MOI — règles détaillées et consignes

Ordre d'import recommandé

1. Dispositifs — à créer en premier, les autres onglets en dépendent
2. Unités — rattachées aux dispositifs
3. Personnes — les résidents hébergés
4. Contrats — liés aux personnes et aux unités
5. Aides — rattachées aux personnes
6. Employés — personnel de la structure

Règles de correspondance

Les noms saisis dans un onglet doivent correspondre exactement à ceux des onglets dont ils dépendent. Par exemple, le nom d'un dispositif dans l'onglet Unités doit être identique au nom saisi dans l'onglet Dispositifs. Les colonnes à en-tête rouge sont obligatoires.

Format des données

• Les dates doivent être au format JJ/MM/AAAA
• Les montants utilisent le point comme séparateur décimal (ex : 1234.50)
• La ligne bleue dans chaque onglet indique les valeurs acceptées
• Les 3 lignes d'exemple peuvent être supprimées ou écrasées
• Ne modifiez jamais les en-têtes (ligne verte) ni la ligne de valeurs (ligne bleue)

Navigation rapide

• Le menu latéral est accessible en permanence sur les grands écrans
• Sur mobile, touchez le bouton menu (☰) en haut à gauche
• Cliquez sur le logo SOCILOG pour revenir au tableau de bord

Recherche

• Chaque module dispose d'une barre de recherche — tapez au minimum 2 caractères
• Les filtres sont cumulables avec la recherche textuelle
• Les résultats sont paginés par 15 éléments — utilisez les boutons Précédent/Suivant

Bonnes pratiques

• Créez les types de contrats et les aides en premier, les contrats seront pré-remplis
• Utilisez la vérification d'éligibilité systématiquement pour ne manquer aucune aide
• Consultez le tableau de bord quotidiennement pour identifier les alertes
• Enregistrez les paiements au fil de l'eau pour un suivi des impayés en temps réel
• Archivez les personnes sorties plutôt que de les supprimer pour conserver l'historique